En estos días, no solo la bandeja de entrada cero es un objetivo poco realista, sino que la “lista cero de tareas pendientes” parece igualmente inalcanzable. Al igual que la hidra, cada vez que matas una tarea, siete más parecen ocupar su lugar. El solo hecho de pensar en la montaña de trabajo por delante puede infundir miedo en su corazón.

Si está empezando a encontrar abrumadora su lista de tareas pendientes, hay varias cosas que puede hacer para administrar su carga de trabajo.

NO MIRE HACIA ABAJO

Una de las partes más difíciles de tener una lista larga de cosas por hacer es que puede ser difícil hacer algo. Puede revisar su lista y sentir que hay tantas cosas que deben suceder que no está claro por dónde comenzar, e incluso si comienza, no hará una mella apreciable en lo que debe completarse.

Por supuesto, no puede revisar su lista si no hace nada. Entonces, lo más importante es avanzar en algo que debe completarse. En ese momento, me inspiro en Wile E. Coyote de los viejos dibujos animados de Road Runner. Cuando Wile E. corría por el borde de un acantilado, siempre continuaba en el aire hasta que miraba hacia abajo. Entonces, caería. Entonces, siempre sentí que la lección clave estaba en, siempre que no mire hacia abajo, puedo seguir corriendo en situaciones imposibles.

Así que siga haciendo las cosas y no mire hacia abajo.

CALIBRE SU ESFUERZO

Si su lista de tareas pendientes se alarga constantemente, es posible que no esté siendo lo suficientemente eficiente para mantenerse al día con sus tareas. Es importante resolver el compromiso entre esfuerzo y precisión para asegurarse de que se esfuerza lo suficiente para obtener la calidad de resultado deseada en un proyecto, pero no para hacer mucho más de lo que requiere un proyecto.

Es posible que desee pensar en su nivel de esfuerzo en las tareas si se siente muy atrasado en lo que debe lograrse. Es posible que haya cosas que le hayan pedido que haga que podrían haberse hecho más rápidamente y con menos pulido y que aún así hayan sido aceptables. También debe obtener comentarios de su superior para averiguar si hay algunas cosas que ha producido en las que podría estar bien dedicar un poco menos de tiempo al servicio de terminar más de lo que está en su agenda.

ORGANICE SU LISTA

También he escrito antes sobre la organización de su lista de tareas pendientes, tanto por su estimación de la cantidad de tiempo que tomará completar una tarea, como por si el trabajo en sí requiere su mejor yo o no. De esa manera, puede encontrar rápidamente tareas para realizar que se ajusten al bloque de tiempo que tiene, así como a su energía mental.

Sin este nivel de organización, es posible que dedique mucho tiempo a observar su agenda para determinar qué debe hacer a continuación, tiempo que sería mejor emplear en hacer lo siguiente.

ENTREGAR LAS COSAS

Si se está quedando atrás, es hora de buscar otras formas de acortar su lista. ¿Hay algunas tareas que pueda entregar a sus colegas? Una cosa que sucede a medida que asciende a puestos de mayor responsabilidad es que a menudo sigue haciendo cosas que eran parte de su responsabilidad en el puesto anterior. Puede ser simplemente por la fuerza del hábito, o puede ser que sienta que puede hacerlo mejor que otras personas.

Pero tienes que darles a otras personas la oportunidad de aprender nuevas tareas. De hecho, parte de su función a medida que asciende es asegurarse de que las personas nuevas estén capacitadas para hacer cosas que usted ya puede hacer bien. Además, sus nuevas responsabilidades deben tener prioridad sobre las que solían ser parte de su trabajo. Por lo tanto, tómese el tiempo para revisar su lista y regalar tareas que probablemente no deberían estar en su lista.

PEDIR AYUDA

Finalmente, si descubre que todavía le dan más de lo que puede manejar, es hora de hablar con su supervisor sobre su carga de trabajo. Cuando las personas te dan cosas para hacer, es posible que no sepan todo lo demás en tu lista. En ese caso, es posible que deba informarles que está abrumado y obtener su ayuda para resolver el problema.

Una posibilidad es que puedan enseñarle formas más eficientes de completar lo que está trabajando. Sin embargo, es posible que se den cuenta de que realmente le están dando demasiado que hacer y que hay tareas que le han encomendado y que pueden asignarse a otra persona. No tenga miedo de abogar por usted mismo.

SOBRE EL AUTOR

Art Markman , PhD es profesor de Psicología y Marketing en la Universidad de Texas en Austin y Director Fundador del Programa de Dimensiones Humanas de las Organizaciones.

Artículo cortesía de Fast Company